Kto ma obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej?

Czym jest świadectwo charakterystyki energetycznej i co zawiera?

Definicja i cel świadectwa energetycznego

Świadectwo charakterystyki energetycznej – często nazywane także certyfikatem energetycznym budynku lub paszportem energetycznym – to dokument, który w skrócie pokazuje, ile energii potrzeba do użytkowania budynku lub jego części zgodnie z przeznaczeniem. Brzmi technicznie? Już tłumaczymy.

To coś w rodzaju energetycznej metryki nieruchomości, określającej, ile energii zużywa ona rocznie na ogrzewanie, wentylację, przygotowanie ciepłej wody użytkowej, chłodzenie, a w przypadku budynków niemieszkalnych – także na oświetlenie. Świadectwo uwzględnia również roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (EP) – czyli tę, którą najtrudniej odzyskać i która najbardziej obciąża środowisko.

Główny cel tego dokumentu? Edukacja i praktyka. Ma on:

• zwiększać świadomość energetyczną właścicieli, kupujących i najemców;
• promować efektywność energetyczną budynków i mieszkań;
• wspierać ochronę środowiska, ograniczając emisję CO₂;
• ułatwiać podejmowanie świadomych decyzji przy zakupie lub wynajmie nieruchomości.

Świadectwo energetyczne to nie wymysł biurokracji – jego wprowadzenie wynika z unijnych przepisów, a w Polsce obowiązek jego posiadania reguluje ustawa o charakterystyce energetycznej budynków. Obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej dotyczy wielu sytuacji: od sprzedaży mieszkania po oddanie budynku do użytkowania.

Co zawiera świadectwo energetyczne?

Nie ma tu miejsca na luźne szacunki – świadectwo energetyczne nieruchomości to twarde dane, które wynikają z konkretnych obliczeń i muszą być sporządzone zgodnie z metodologią wyznaczania charakterystyki energetycznej opracowaną przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Sporządza je osoba z odpowiednimi uprawnieniami, wpisana do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków.

W praktyce dokument zawiera m.in.:

• Roczne zapotrzebowanie na energię użytkową (EU) – czyli energia potrzebna do ogrzewania, wentylacji, chłodzenia i ciepłej wody użytkowej.
• Roczne zapotrzebowanie na energię końcową (EK) – energia, która faktycznie trafia do budynku.
• Roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (EP) – bardzo ważny wskaźnik wpływający na środowisko.
• Poziom emisji CO₂ – pokazuje, jak bardzo budynek obciąża atmosferę.
• Udział odnawialnych źródeł energii – jeśli np. używasz pompy ciepła, to tu znajdzie się ta informacja.

Poza tym:

• Charakterystyka energetyczna budynku – dane o przegrodach (ścianach, dachu, oknach), izolacji termicznej, rodzaju instalacji grzewczych, wentylacyjnych i oświetleniowych.
• Klasa energetyczna budynku – w skali od A (bardzo energooszczędny) do G (wysokie zużycie energii).
• Wskazania dotyczące możliwej poprawy efektywności energetycznej – czyli, co można ulepszyć.

Każde świadectwo jest opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze, musi zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny osoby sporządzającej i jest ważne 10 lat od dnia jego sporządzenia – chyba że wcześniej dokonasz modernizacji, która wpływa na charakterystykę energetyczną budynku.

Taki dokument przydaje się nie tylko przy sprzedaży lub wynajmie. Coraz częściej stanowi też istotny argument negocjacyjny – budynek o niższym zapotrzebowaniu na energię to niższe rachunki, mniejszy ślad węglowy i większa atrakcyjność na rynku.

---

Kto musi posiadać świadectwo charakterystyki energetycznej?

Obowiązki właściciela budynku w zakresie świadectw energetycznych

Obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej budynku nie jest już tylko formalnością – to wymóg, który wynika bezpośrednio z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. Dotyczy on zarówno właścicieli prywatnych, jak i inwestorów oraz zarządców nieruchomości. Dokument ten musi zostać sporządzony przez osobę uprawnioną i zarejestrowany w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków.

Kto konkretnie ma obowiązek jego posiadania?

• Inwestorzy indywidualni – jeśli kończysz budowę nowego domu lub przeprowadzasz jego modernizację, świadectwo energetyczne budynku musi zostać dołączone do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo do wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Dotyczy to zarówno budynków jednorodzinnych, jak i większych obiektów.
• Właściciele nieruchomości przeznaczonych na sprzedaż lub wynajem – obowiązek świadectwa energetycznego pojawia się zawsze, gdy planujesz transakcję. Przy sprzedaży dokument należy przekazać nabywcy najpóźniej w dniu podpisania aktu notarialnego. W przypadku najmu, świadectwo energetyczne nieruchomości musi być udostępnione potencjalnemu najemcy już na etapie prezentacji lokalu.
• Właściciele starszych budynków poddawanych modernizacji – jeżeli przeprowadzasz gruntowny remont, który wpływa na parametry cieplne budynku (np. wymiana okien, ocieplenie ścian, zmiana źródła ogrzewania), obowiązek sporządzenia nowego świadectwa charakterystyki jest konieczny. W takim przypadku warto rozważyć również audyt energetyczny budynku, który pomoże zoptymalizować plan działań.

Pamiętaj: świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument urzędowy, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej i numerem nadanym w centralnym rejestrze. Jego brak w wymaganym momencie może skutkować karą finansową nawet do 5 tys. zł.

Czy deweloper musi dostarczyć świadectwo energetyczne?

Tak, i to bez żadnych wyjątków – obowiązek sporządzenia świadectwa dotyczy również deweloperów. Przepisy jasno mówią, że certyfikat energetyczny budynku lub lokalu mieszkalnego musi być przekazany nabywcy przy zawarciu umowy sprzedaży, czyli najpóźniej przy podpisaniu aktu notarialnego.

Podstawowe obowiązki dewelopera obejmują:

• Zapewnienie sporządzenia świadectwa dla całego budynku oraz poszczególnych lokali mieszkalnych, jeżeli mamy do czynienia z inwestycją wielorodzinną.
• Zarejestrowanie dokumentów w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków.
• Przekazanie świadectwa nabywcy w formie elektronicznej lub papierowej – z podpisem osoby uprawnionej.

Od 28 kwietnia 2023 roku nowelizacja przepisów wprowadziła dodatkowy wymóg – fakt przekazania świadectwa musi być odnotowany w akcie notarialnym. Brak dokumentu w takim momencie może skutkować nie tylko sankcjami, ale też unieważnieniem niektórych postanowień umownych.

Co więcej, świadectwo energetyczne powinno być dołączone również do zawiadomienia o zakończeniu budowy. To oznacza, że deweloper nie może przekazać lokalu bez wcześniejszego spełnienia tego obowiązku – inaczej nie uzyska zgody na użytkowanie.

Dlaczego to takie istotne? Bo świadectwo energetyczne mieszkania lub budynku daje nabywcy realną wiedzę o przyszłych kosztach eksploatacyjnych i efektywności energetycznej nieruchomości. Dobrze przygotowany dokument to także dowód rzetelności inwestora.

Kto nie musi mieć świadectwa energetycznego?

Chociaż obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej jest powszechny, ustawa przewiduje konkretne wyjątki. Nie każda nieruchomość i nie każda sytuacja wymaga jego sporządzania. Oto, kto nie musi go mieć:

• Właściciele budynków użytkowanych wyłącznie na własny użytek – jeśli nie planujesz sprzedaży ani wynajmu i sam mieszkasz w budynku, obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej nie dotyczy Ciebie.
• Obiekty zabytkowe – budynki wpisane do rejestru zabytków są zwolnione z obowiązku posiadania certyfikatu energetycznego, ponieważ ich konstrukcja i sposób użytkowania zazwyczaj nie pozwalają na spełnienie współczesnych norm efektywności.
• Budynki o powierzchni użytkowej poniżej 50 m² – np. domki letniskowe czy kioski.
• Obiekty tymczasowe użytkowane nie dłużej niż 2 lata – np. pawilony kontenerowe na placach budowy.
• Budynki niewyposażone w instalacje zużywające energię – czyli takie, które nie posiadają ogrzewania, wentylacji czy oświetlenia z sieci.
• Budynki rolnicze – ale tylko wtedy, gdy wskaźnik EP określający roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną nie przekracza 50 kWh/(m²·rok).

W każdej z powyższych sytuacji warto jednak pamiętać: brak obowiązku nie oznacza zakazu. Nawet jeśli nie musisz sporządzać świadectwa, możesz to zrobić dobrowolnie, np. przy planowaniu modernizacji, termorenowacji lub po prostu w celu oceny stanu technicznego budynku pod kątem energetycznym.

---

W jakich sytuacjach świadectwo jest wymagane?

Obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej nie dotyczy każdego budynku czy każdej sytuacji, ale są konkretne przypadki, w których dokument ten jest bezwzględnie wymagany przez prawo. Zgodnie z ustawą o charakterystyce energetycznej budynków, świadectwo musi zostać sporządzone, przekazane i zarejestrowane w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków w sytuacjach takich jak:

• sprzedaż nieruchomości (w tym mieszkań, domów i lokali użytkowych),
• zawarcie lub przedłużenie umowy najmu,
• zakończenie budowy i uzyskanie pozwolenia na użytkowanie nowego budynku.

W każdej z tych sytuacji dokument musi być aktualny, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym i numerem nadanym w rejestrze, a także przekazany stronie zainteresowanej. Poniżej omawiamy każdą z nich osobno.

Świadectwo charakterystyki energetycznej przy sprzedaży mieszkania

Zacznijmy od najczęstszej sytuacji – sprzedaży mieszkania lub domu. Obowiązek sporządzenia świadectwa energetycznego dotyczy wszystkich nieruchomości, które są ogrzewane, klimatyzowane lub wentylowane mechanicznie. Nie ma znaczenia, czy chodzi o rynek pierwotny, czy wtórny – certyfikat energetyczny mieszkania musi być przekazany nabywcy najpóźniej w dniu podpisania aktu notarialnego.

Od 28 kwietnia 2023 roku notariusz ma obowiązek:

• potwierdzić fakt przekazania świadectwa w akcie,
• odnotować numer nadany w centralnym rejestrze charakterystyki.

Brak świadectwa w dniu transakcji może oznaczać:

• wstrzymanie lub opóźnienie sprzedaży,
• karę grzywny do 5000 zł dla sprzedającego,
• ryzyko prawne – nabywca może później podważyć niektóre warunki umowy.

Co więcej – zgodnie z nowymi przepisami – klasa energetyczna nieruchomości musi być już widoczna w ogłoszeniu sprzedaży. To oznacza, że nie można legalnie promować oferty bez tego dokumentu.

Wynajem nieruchomości a obowiązek świadectwa

Jeśli wynajmujesz mieszkanie, lokal użytkowy czy część domu – również masz obowiązek przekazania świadectwa charakterystyki energetycznej najemcy. Przepisy są jasne: obowiązek ten dotyczy zarówno nowych umów najmu, jak i przedłużeń istniejących umów.

Kluczowe zasady:

• Dokument musi odnosić się do konkretnej części budynku, np. do wynajmowanego mieszkania, a nie całego bloku.
• Dotyczy to również umów najmu okazjonalnego oraz sytuacji, gdy wynajmowany jest tylko jeden pokój.
• Brak świadectwa to wykroczenie administracyjne, za które właściciel może otrzymać grzywnę do 5000 zł.

Oprócz sankcji finansowych, brak dokumentu może być traktowany jako wada prawna nieruchomości, co może podważyć ważność umowy najmu lub stać się podstawą do roszczeń ze strony najemcy.

Świadectwo energetyczne przed oddaniem budynku do użytkowania

Trzeci przypadek, w którym świadectwo charakterystyki energetycznej budynku jest wymagane, dotyczy nowo wybudowanych obiektów. Jeżeli jesteś inwestorem i właśnie kończysz budowę – niezależnie od tego, czy to dom jednorodzinny, czy budynek wielorodzinny lub komercyjny – musisz dołączyć świadectwo do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub do wniosku o pozwolenie na użytkowanie.

Obowiązek ten również wszedł w życie 28 kwietnia 2023 r. i dotyczy każdego nowego obiektu, który:

• jest przeznaczony do użytkowania przez ludzi,
• posiada instalacje zużywające energię, takie jak ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja czy oświetlenie.

Dokument musi być:

• sporządzony przez audytora posiadającego uprawnienia do sporządzania świadectw,
• zgodny z aktualną metodologią wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku,
• zarejestrowany w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej,
• opatrzony kwalifikowanym podpisem osoby uprawnionej.

Brak świadectwa w tym momencie oznacza poważne konsekwencje:

• brak możliwości uzyskania pozwolenia na użytkowanie,
• konieczność dostosowania budynku do przepisów dotyczących maksymalnego dopuszczalnego wskaźnika EP (czyli rocznego zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną),
• możliwe opóźnienia w odbiorze inwestycji i rozpoczęciu jej użytkowania.

---

Czy przy remoncie trzeba mieć świadectwo charakterystyki?

To zależy – i to całkiem dosłownie. Obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej przy remoncie nie zawsze występuje, ale w niektórych sytuacjach może być wręcz kluczowy. Wszystko zależy od zakresu prac modernizacyjnych, ich wpływu na charakterystykę energetyczną budynku, a także od tego, czy remont wiąże się z formalnym zakończeniem prac budowlanych, np. w ramach zgłoszenia do urzędu.

Kiedy świadectwo jest wymagane przy remoncie?

Poniżej znajdziesz sytuacje, w których sporządzenie nowego świadectwa nie jest opcją – a obowiązkiem:

• Rozbudowa, przebudowa lub głęboka modernizacja budynku
  Jeśli planowany remont obejmuje prace wpływające na charakterystykę energetyczną budynku lub jego części, np.:
  • wymianę systemu ogrzewania lub instalacji wentylacyjnej,
  • montaż nowych okien lub drzwi o innych parametrach termicznych,
  • ocieplenie ścian zewnętrznych, dachu lub stropów,
  • przebudowę, która zmienia kształt bryły budynku lub powierzchnię użytkową,
  – to po zakończeniu takich robót istnieje obowiązek sporządzenia nowego świadectwa energetycznego budynku. Nowy dokument ma wtedy odzwierciedlać aktualny stan techniczny i energetyczny budynku, a jego dane muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami i metodologią wyznaczania charakterystyki energetycznej, przygotowaną przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii.
• Zgłoszenie zakończenia prac budowlanych do urzędu
  Jeżeli remont wymagał pozwolenia na budowę – np. przy rozbudowie lub zmianie sposobu użytkowania części budynku – to urząd może zażądać przedstawienia ważnego świadectwa charakterystyki energetycznej. W takim przypadku dokument staje się elementem formalnej procedury, analogicznie jak przy oddaniu nowego budynku do użytkowania.
• Dotacje i programy wspierające efektywność energetyczną
  W wielu programach rządowych lub unijnych wspierających modernizację energetyczną (np. „Czyste Powietrze”, „Stop Smog”), warunkiem uzyskania dofinansowania może być:
  • posiadanie aktualnego certyfikatu energetycznego budynku,
  • wykonanie audytu energetycznego budynku przed i po modernizacji,
  • porównanie wskaźników EP (roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną) przed i po realizacji prac.
  Taki dokument pozwala rozliczyć się z efektów inwestycji – a w niektórych przypadkach jest wymagany już na etapie składania wniosku o dotację.

Kiedy świadectwo NIE jest wymagane przy remoncie?

Nie każda praca remontowa uruchamia obowiązek świadectwa energetycznego. W wielu przypadkach nie ma potrzeby jego odnawiania, zwłaszcza jeśli:

• Remont nie wpływa na charakterystykę energetyczną
  Jeżeli mówimy o standardowych pracach wykończeniowych, takich jak:
  • malowanie ścian,
  • wymiana podłóg,
  • modernizacja instalacji elektrycznej,
  • drobne naprawy,
  to nie ma obowiązku sporządzania nowego świadectwa charakterystyki energetycznej budynku. Takie zmiany nie wpływają na zapotrzebowanie na energię, a więc nie zmieniają wskaźników EP, EU czy EK.
• Brak planów sprzedaży lub wynajmu nieruchomości
  Nawet jeżeli remontujesz budynek gruntownie, ale nie zamierzasz go ani wynajmować, ani sprzedawać, i nie składasz żadnych wniosków formalnych do urzędu – nie musisz odnawiać świadectwa, dopóki nie pojawi się taka potrzeba w przyszłości.

---

Jak uzyskać świadectwo charakterystyki energetycznej krok po kroku

Choć samo świadectwo charakterystyki energetycznej może wyglądać jak prosty dokument, proces jego uzyskania to już zupełnie inna historia. Jeśli planujesz sprzedaż, wynajem, zakończenie budowy lub właśnie zakończyłeś modernizację, prawdopodobnie obowiązek sporządzenia świadectwa właśnie cię dotyczy. Poniżej znajdziesz jasny, konkretny przewodnik – krok po kroku – który przeprowadzi Cię przez cały proces, bez zbędnego błądzenia.

1. Zrozumienie potrzeby świadectwa

Zanim ruszysz z papierologią, warto wiedzieć po co i kiedy świadectwo energetyczne jest wymagane. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o charakterystyce energetycznej budynków, dokument ten musi być sporządzony i przekazany w następujących przypadkach:

• sprzedaż mieszkania, domu lub lokalu użytkowego,
• wynajem nieruchomości lub jej części (np. pokoju),
• oddanie nowego budynku do użytkowania,
• remont wpływający na efektywność energetyczną budynku (np. ocieplenie, wymiana pieca),
• skorzystanie z dotacji lub programu modernizacyjnego (np. „Czyste Powietrze”).

W każdej z tych sytuacji właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem i zarejestrowanego w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków.

2. Wybór uprawnionego specjalisty

Nie każdy może wystawić taki dokument. Świadectwo sporządza audytor energetyczny posiadający odpowiednie kwalifikacje, wpisany do wykazu osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej, prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

Masz dwa warianty do wyboru:

• lokalny specjalista – znajdziesz go np. w ogłoszeniach branżowych, lokalnych biurach projektowych lub urzędach,
• platforma online – np. Certyfikatomat, e-Certyfikator, Świadectwa360 – wystarczy formularz i kilka kliknięć.

Warto zwrócić uwagę na:

• doświadczenie audytora (czy wykonuje także audyty energetyczne budynków),
• opinie klientów,
• czas realizacji i cenę – te mogą się różnić w zależności od regionu i typu nieruchomości.

3. Przygotowanie dokumentacji technicznej budynku

To właśnie na jej podstawie audytor obliczy wskaźniki energetyczne. Właściciel lub zarządca budynku powinien przygotować:

• rzuty kondygnacji i przekroje (z projektu budowlanego),
• dane o przegrodach zewnętrznych (ściany, dach, podłoga),
• informacje o systemie ogrzewania, wentylacji, chłodzenia, ciepłej wody użytkowej i oświetlenia,
• rodzaje okien i drzwi (materiał, współczynnik przenikania ciepła).

Nie masz projektu? Nie szkodzi – wielu audytorów potrafi dokonać pomiarów podczas wizji lokalnej i przygotować wszystko od zera. Warto jednak wcześniej dopytać o zakres wymaganych danych.

4. Audyt energetyczny budynku lub lokalu

To kluczowy moment całego procesu. Audytor przeprowadza analizę charakterystyki energetycznej budynku na podstawie dostarczonych dokumentów i – jeśli to konieczne – osobistej wizyty w nieruchomości.

Proces obejmuje m.in.:

• ocenę izolacyjności cieplnej przegród,
• analizę zapotrzebowania na energię do ogrzewania, chłodzenia, wentylacji i przygotowania ciepłej wody,
• sprawdzenie systemów technicznych, w tym efektywności instalacji.

Wyniki tego etapu są podstawą do wyliczenia kluczowych wskaźników, takich jak EP (energia pierwotna), EU (energia użytkowa), EK (energia końcowa).

5. Sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej

Na podstawie zebranych danych audytor sporządza świadectwo energetyczne budynku lub jego części. Dokument zawiera:

• obliczeniowe roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (EP),
• klasę energetyczną budynku – od A+ do G,
• wskaźniki EU i EK,
• rekomendacje dotyczące poprawy efektywności energetycznej,
• dane techniczne budynku,
• numer nadany w centralnym rejestrze charakterystyki,
• kwalifikowany podpis elektroniczny osoby uprawnionej.

Tak przygotowany dokument jest ważny przez 10 lat, chyba że w międzyczasie zajdą zmiany wpływające na charakterystykę energetyczną (np. modernizacja).

6. Odbiór dokumentu i cena

Świadectwo możesz otrzymać:

• elektronicznie (PDF) – najczęściej w przypadku zamówień online,
• papierowo – osobiście lub pocztą, jeśli zamawiasz lokalnie.

Czas realizacji zależy od dostępności danych i audytora. W przypadku szybkich platform internetowych można liczyć na wystawienie dokumentu nawet w 24 godziny od dostarczenia kompletu informacji.

Przykładowe ceny brutto:

Rodzaj nieruchomości	Cena od (PLN)
Mieszkanie	od 189 zł
Dom jednorodzinny	od 359 zł
Lokal użytkowy	od 299 zł

---

Zamówienie świadectwa online – w pigułce

Jeśli wybierasz drogę online, oto co musisz zrobić:

1. Wejdź na stronę wybranej platformy (np. certyfikatomat.pl).
2. Wypełnij formularz – podaj dane nieruchomości (adres, powierzchnia, źródło ogrzewania itd.).
3. Dołącz niezbędne dokumenty (listę zamieszczamy poniżej).
4. Dokonaj płatności.
5. Poczekaj na gotowy dokument – zazwyczaj w formacie PDF, z możliwością pobrania lub otrzymania na maila.

---

Jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej?

Zanim audytor sporządzi świadectwo charakterystyki energetycznej, potrzebuje solidnej bazy danych o Twojej nieruchomości. Bez tego ani rusz – nawet najlepszy specjalista nie obliczy wskaźników EP, EU i EK, jeśli nie zna szczegółów technicznych budynku. Dlatego odpowiednie przygotowanie dokumentów to pierwszy krok do uzyskania wiarygodnego i zgodnego z przepisami certyfikatu energetycznego budynku.

W zależności od tego, czy chodzi o dom jednorodzinny, mieszkanie w bloku, czy lokal użytkowy, zestaw wymaganych dokumentów może się nieco różnić. Poniżej znajdziesz pełną listę potrzebnych materiałów – podzieloną na dwie główne kategorie: domy i mieszkania.

Dokumenty wymagane dla domu jednorodzinnego

Właściciele domów muszą przygotować pełną dokumentację budowlaną i techniczną. Najczęściej wymagane są:

• Dokładny adres budynku – podstawowa informacja niezbędna do identyfikacji obiektu i wpisu do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków.
• Projekt budowlany – najważniejszy dokument zawierający:
  • rzuty poziome i przekroje,
  • dane o przegrodach (ściany, dach, podłoga, okna),
  • informacje o izolacji cieplnej (np. grubość styropianu, rodzaj wełny),
  • dane o instalacjach (grzewczej, wentylacyjnej, wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej).
• Rodzaj źródła ciepła i sposób ogrzewania – np. piec gazowy, pompa ciepła, kocioł na pellet, podłączenie do miejskiej sieci cieplnej.
• Informacje o systemach wspomagających – jeśli dom ma fotowoltaikę, rekuperację lub klimatyzację, należy to uwzględnić w dokumentacji.
• Aktualne zdjęcie frontowe budynku – potrzebne jako element dokumentacji wizualnej, zwłaszcza przy zamówieniu online.

Dokumenty wymagane dla mieszkania w budynku wielorodzinnym

W przypadku mieszkań nie trzeba dostarczać pełnego projektu budowlanego całego budynku. Audytor potrzebuje natomiast:

• Adres lokalu mieszkalnego – z podaniem numeru mieszkania, piętra i powierzchni.
• Rzut lokalu z wymiarami pomieszczeń – plan mieszkania, który zawiera długości, szerokości, wysokości i powierzchnie wszystkich pokoi.
• Informacje o konstrukcji budynku – m.in. rodzaj ścian zewnętrznych, materiał izolacyjny, rodzaj stropów i okien.
• Dane o sposobie ogrzewania budynku – czy to centralne ogrzewanie z kotłowni gazowej, sieć miejska czy indywidualny piec elektryczny.
• Świadectwo charakterystyki energetycznej całego budynku (jeśli dostępne) – warto zapytać o nie zarządcę lub spółdzielnię mieszkaniową. Może znacząco skrócić czas przygotowania świadectwa dla konkretnego lokalu.

Dodatkowe dane techniczne (dla wszystkich typów nieruchomości)

Audytor sporządzający świadectwo energetyczne może również poprosić o dodatkowe informacje, które mają wpływ na obliczenia:

• Rodzaj wentylacji – naturalna (grawitacyjna) czy mechaniczna z odzyskiem ciepła?
• Szczegóły techniczne okien i drzwi – materiał ramy, liczba szyb, współczynnik przenikania ciepła (Uw).
• Typ i grubość przegrody zewnętrznej – ściany, dach, podłoga na gruncie.
• Informacje o instalacji elektrycznej – zwłaszcza jeśli budynek jest wyposażony w panele fotowoltaiczne lub magazyn energii.

Skąd wziąć potrzebne dokumenty?

Jeśli nie masz wszystkich danych pod ręką – bez obaw. Większość z nich można zdobyć lub odtworzyć:

Dokument	Źródło
Projekt budowlany	U Ciebie – lub architekt, który projektował budynek
Rzut lokalu	Zarządca budynku / spółdzielnia / projektant
Dane o instalacjach	Właściciel / firma instalacyjna / poprzedni użytkownik
Świadectwo całego budynku	Zarządca lub administrator (np. wspólnota mieszkaniowa)
Informacje o oknach i drzwiach	Karta techniczna od producenta lub dane od stolarza
Zdjęcie frontowe	Zrobisz samodzielnie telefonem

W przypadku braku projektu budowlanego, niektórzy audytorzy oferują możliwość przeprowadzenia uproszczonej inwentaryzacji technicznej, czyli pomiarów i oceny stanu budynku „w terenie”. To może nieco wydłużyć proces, ale nadal umożliwia legalne sporządzenie świadectwa energetycznego budynku lub mieszkania.

Podsumowanie: co warto mieć gotowe?

Dom jednorodzinny	Mieszkanie w budynku wielorodzinnym
Projekt budowlany	Rzut lokalu z wymiarami
Dane o źródle ciepła i instalacjach	Informacje o ogrzewaniu budynku
Informacje o fotowoltaice / rekuperacji (jeśli są)	Dane o konstrukcji budynku i oknach
Zdjęcie frontowe budynku	Świadectwo całego budynku (jeśli dostępne)

---

Koszty i ważność świadectwa charakterystyki energetycznej

W teorii to tylko dokument – ale w praktyce świadectwo charakterystyki energetycznej może otworzyć (lub zamknąć) drogę do sprzedaży mieszkania, wynajmu lokalu czy zakończenia budowy domu. Warto więc wiedzieć ile kosztuje, ile jest ważne i kiedy trzeba je odnowić. Poniżej rozwiewamy wszystkie wątpliwości.

Ile kosztuje świadectwo charakterystyki energetycznej?

Na koszt sporządzenia świadectwa energetycznego budynku wpływa kilka czynników: rodzaj nieruchomości, powierzchnia użytkowa, lokalizacja, a także dostępność dokumentacji technicznej. Im więcej danych ma audytor pod ręką, tym mniej czasu musi poświęcić na wyliczenia – i tym niższy może być koszt.

Poniżej zestawienie orientacyjnych cen w 2025 roku:

Typ nieruchomości	Cena minimalna	Cena średnia	Cena maksymalna
Mieszkanie do 50 m²	250 zł	350 zł	500 zł
Mieszkanie 50–100 m²	300 zł	400 zł	600 zł
Mieszkanie powyżej 100 m²	350 zł	450 zł	700 zł
Dom jednorodzinny do 150 m²	400 zł	550 zł	800 zł
Dom 150–250 m²	500 zł	650 zł	900 zł
Dom powyżej 250 m²	600 zł	750 zł	1100 zł
Lokal usługowy do 100 m²	350 zł	450 zł	700 zł
Lokal usługowy powyżej 100 m²	500 zł	650 zł	1000 zł

Uwaga: W przypadku budynków o skomplikowanej konstrukcji, kilku źródłach ciepła czy nietypowej izolacji audytor może doliczyć dodatkową opłatę. Podobnie w sytuacji, gdy właściciel nie dysponuje żadną dokumentacją i potrzebna jest inwentaryzacja techniczna „od zera”.

Co może wpływać na wyższą cenę świadectwa?

• brak projektu budowlanego,
• konieczność przeprowadzenia wizji lokalnej,
• lokalizacja w dużym mieście (np. Warszawa, Wrocław, Kraków),
• pośpiech – jeśli świadectwo ma być gotowe w 24 godziny,
• dodatkowe usługi, np. audyt energetyczny budynku, analiza możliwości modernizacji, pomoc w uzyskaniu dofinansowania.

Warto porównywać oferty i sprawdzać, czy audytor jest wpisany do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków, prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii – tylko taka osoba może legalnie sporządzać świadectwa charakterystyki.

Jak długo ważne jest świadectwo energetyczne?

Zgodnie z ustawą o charakterystyce energetycznej budynków, świadectwo jest ważne przez 10 lat od dnia jego wystawienia – niezależnie od tego, czy dotyczy domu, mieszkania, czy lokalu usługowego.

Ale uwaga – ta ważność może zostać skrócona.

Kiedy świadectwo traci ważność przed upływem 10 lat?

• Po modernizacji budynku, która wpływa na jego charakterystykę energetyczną, np.:
  • wymiana okien i drzwi zewnętrznych,
  • docieplenie ścian, dachu lub stropów,
  • zmiana źródła ogrzewania (np. z pieca węglowego na pompę ciepła),
  • montaż rekuperacji, fotowoltaiki, systemów inteligentnego zarządzania energią.

W takich przypadkach konieczne jest sporządzenie nowego świadectwa, które uwzględni aktualny stan techniczny budynku lub jego części.

Co jeszcze wpływa na ważność dokumentu?

• Rejestracja dokumentu – świadectwo musi być opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków. Brak rejestracji = brak ważności.
• Podpis certyfikatora – tylko osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych do sporządzania świadectw może wystawić dokument. Musi on być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Zgodność z obowiązującą metodologią – od 28 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy i wzory świadectw. Starsze dokumenty zachowują ważność, ale przy jakichkolwiek zmianach należy je sporządzić według nowych zasad.

---

Czy brak świadectwa energetycznego jest karalny?

Grzywna nawet do 5000 zł – tak, brak świadectwa jest karalny

Zgodnie z ustawą o charakterystyce energetycznej budynków, posiadanie świadectwa jest obowiązkowe w wielu sytuacjach: przy sprzedaży, wynajmie, oddaniu budynku do użytkowania czy nawet po większej modernizacji. Od 28 kwietnia 2023 r. przepisy zostały dodatkowo zaostrzone – a konsekwencje zaniedbań mogą być bolesne dla portfela.

Kiedy grozi kara?

• Brak świadectwa przy sprzedaży mieszkania, domu lub lokalu użytkowego.
• Nieprzekazanie dokumentu najemcy przy zawieraniu lub przedłużaniu umowy najmu.
• Brak załączenia świadectwa do zawiadomienia o zakończeniu budowy.
• Brak rejestracji świadectwa w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.

W takich przypadkach właściciel lub zarządca nieruchomości może zostać ukarany:

Rodzaj naruszenia	Potencjalna kara
Brak przekazania świadectwa kupującemu / najemcy	Grzywna do 5000 zł
Brak świadectwa przy zakończeniu budowy	Wstrzymanie odbioru budynku
Świadectwo wystawione przez osobę bez uprawnień	Dokument uznany za nieważny
Brak rejestracji w CRCEB (Centralnym Rejestrze)	Dokument nie ma mocy prawnej

Problemy z finalizacją transakcji

W przypadku sprzedaży nieruchomości, brak świadectwa może skutkować odmową sporządzenia aktu notarialnego. Notariusz ma bowiem obowiązek sprawdzić, czy dokument został:

• sporządzony przez osobę z uprawnieniami,
• opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• zarejestrowany i opatrzony numerem w centralnym rejestrze charakterystyki.

Brak dokumentu może oznaczać:

• opóźnienie lub wstrzymanie transakcji,
• ryzyko unieważnienia umowy, jeśli kupujący udowodni, że nie otrzymał wymaganych informacji,
• dodatkowe formalności i nerwy w urzędach.

Brak świadectwa = kontrola i grzywna

Po wejściu w życie nowelizacji w 2023 roku, kontrole urzędowe – szczególnie w dużych miastach – stały się znacznie częstsze. Urzędnicy mogą sprawdzić, czy:

• w akcie notarialnym znajduje się adnotacja o przekazaniu dokumentu,
• świadectwo jest wpisane do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii,
• dokument został sporządzony zgodnie z aktualnymi wzorami i przepisami.

Jeśli okaże się, że świadectwo nie istnieje lub zostało wystawione nieprawidłowo, urząd gminy lub powiatowy inspektor nadzoru budowlanego ma prawo wszcząć postępowanie mandatowe lub administracyjne. W grę wchodzi nie tylko kara finansowa, ale też nakaz sporządzenia nowego świadectwa w określonym terminie.

Jak uniknąć kar?

• Zleć sporządzenie świadectwa odpowiednio wcześniej – najlepiej kilka tygodni przed planowaną transakcją.
• Sprawdź, czy certyfikator widnieje w wykazie osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej, a dokument ma numer w centralnym rejestrze.
• Zadbaj o wpis w akcie notarialnym lub umowie najmu, który potwierdza przekazanie świadectwa.
• Zachowaj kopię dokumentu (w wersji papierowej i elektronicznej) – może się przydać podczas kontroli.